از پروژه عقب بمانید ، یا این تکنیک ها را یاد بگیرید

1396/10/26
6 راه برای جبران تعویق پروژه
26 دی
نویسنده : giraffemag

عقب ماندن در یک پروژه از نظر زمانی و به سختی گذشتن از آن اتفاقی است که ممکن است برای هر کس در هر جای جهان پیش بیاید. اما این امکان وجود دارد که بتوان این زمان را جبران کرد و هماهنگ با دیگر افراد پیش رفت. اگر شما در پروژه سختی که به شما محول شده گیر کرده اید و نتوانستید سر وقت گزارش  TPSرا تحویل دهید، در اینجا 6 راه برای بهبود بخشیدن به این شرایط و نجات خود از این وضعیت به شما معرفی میکنیم:

تعریف مختصری درباره TPS یا سیستم های پردازش تراکنش

هر سازمان یک سیستم برای ثبت اطلاعات تراکنشی که در طول روز باید وارد آن شود را داراست. این سیستم وظیفه گرفتن اطلاعات و رساندن آن به دست کاربرات تعیین شده را دارد. سیستم های مالی، حضور و غیاب، انبار داری و منابع انسانی از این دسته هستند. در واقع در یک تعریف کلی باید گفت این سیستم های پردازش عملیات انجام شده در یک سازمان در طول هر روز کاری را پردازش می کنند. در ادامه مواردی از جبران دیرکرد گزارشات TPS را برای شما بازگو می کنیم.

هر روز صبح 20 دقیقه را به بررسی و برنامه ریزی کارهای آن روز اختصاص دهید

افرادی که به دنبال پیشرفت و گرفتن نتیجه مناسب از کار خود هستند، 20 دقیقه از زمان صبح را به بررسی تقویم کاری و تهیه لیست روزانه از کارهای خود سپری می کنند. این به آن ها اجازه پیش بینی وضعیت روزانه و آمادگی برای اتفاقات را می دهد. این موضوع عامل بزرگی برای پیشرفت و افزایش سرعت کاری محسوب می شود. وقتی شما غرق در کار خود باشید، ناخودآگاه در اولین زمان، با علاقه کارتان را شروع می کنید.

ممکن است در بین کار، فعالیت های خارج از برنامه شما مانند حضور در جلسات، اجازه پرداختن به کارهای قرار داده شده در لیستی که تهیه کرده اید در زمان تعیین شده را ندهد. دقت داشته باشید که در همان زمان 20 دقیقه اول صبح، برای ملاقات ها و یا رویدادهای ناگهانی برنامه ریزی را انجام دهید تا اگر هر کدام از این ها پیش آمد به روند کاری شما لطمه زیادی وارد نکند. اطمینان حاصل کنید که با برنامه روزانه و نقشه ای مشخص، پروژه کاری را پیش خواهید برد تا فرصت های اضافه امروز را برای کار پر مشغله فردا استفاده کنید.

کار بیشتر از حد معمول را نپذیرید

اگر در طول روز کارهایی به شما پیشنهاد شد که امکان رسیدگی به تمام آن ها را نداشتید، به راحتی آن را رد کنید. در این طور مواقع فقط کافی است بگویید: برنامه کاری تان پر است. در هر حال، موضوع مهم این است که همیشه رئیس شما کاری بیشتر از روز یا هفته قبل از شما می خواهد و این امر ممکن است کمی آزار دهنده باشد. بهترین راه برای مقابله با این حجم کاری ارتباط گرفتن با اطرافیان و پرسیدن سؤالاتی است که با جواب گرفتن سریع بتوانید سرعت کار را بالا ببرید.

با رئیس خود قرار ملاقاتی را ترتیب دهید و در مورد اولویت ها، هدف ها و اهدافی که در پروژه ها دنبال می کنید صحبت کنید. بنابراین بعد از طی کردن این رویه مشخص می شود که کدام کار ضروری می باشد و کدام کار در درجه کم تری از اهمیت قرار می گیرد. برای پیشرفت منظم هر چند وقت یک بار مقدمات ملاقات را فراهم کنید تا چگونگی کار و زمان انجام آن برایتان مشخص شود. هم برای شما و هم مدیرتان این مسأله اهمیت دارد که توانایی ها و محدودیت هایتان را شناسایی کرده و اوضاع را سرو سامان دهید.

هیچ کاری را به تعویق نیندازید

دانشمندان به این نتیجه رسیده اند که به تعویق انداختن کارها ارتباط مستقیمی با احساس نگرانی درونی دارد. اغلب کسانی که به عقب انداختن وظایف خود عادت دارند این کار را برای دور کردن استرس و احساس بد انجام می دهند. اما احساس گناهی که بعد از آن به سراغشان می آید نشان دهنده این است که این موضوع نه تنها کمکی به آرامش شما نخواهد کرد بلکه با احساس منفی نیز همراه است. همه ما زمان هایی کاری را به زمانی بعد موکول کرده ایم اما پیشروی در این مورد این رویه را برای ما به یک عادت غلط همیشگی تبدیل می کند. به همین منوال این افراد اگر تعداد پروژه ها زیاد شود از حجم کاری وحشت می کنند و ممکن است انرژی کافی برای انجام آن ها نداشته و در نهایت بازدهی کمتری داشته باشند. حال برای قطع کردن این چرخه دو روش مد نظر است:

  • اولین روش این است که برای شروع کاری که از سختی آن ترس دارید از شخصی که اطلاعاتی در آن مورد دارد کمک بگیرید تا مقداری از راه را نشان داده و سختی به آسانی تبدیل شود. اگر هم نتوانستید کمکی دریافت کنید خود مختار با کمی مطالعه پروژه را شروع کنید. شاید انجام آن سخت باشد اما از این که کاری انجام ندهید بهتر است.
  • روش دوم تغییر در خلق و خوی شماست. به این منظور که خود را با کار وفق داده و با انرژی مثبت شروع کنید. به این دلیل که فرار کردن از یک آیتم کاری و سپردن آن به آینده کاری را از پیش نمی برد.

بازدهی و تولید را به تعویق نیندازید

اگر زمانی احساس کردید که نیاز دارید برای جلوگیری از کاهش بازدهی روزانه تان یک کار را انجام ندهید، به کارهای دیگری که به آن ها علاقه دارید و یا در لیست شما اهمیت کم تری از نظر تحویل زمانی دارند بپردازید. این عملیات باعث می شود زمانتان هدر نرفته و احساس بدی به شما دست ندهد. اگر در لیستی که تهیه کرده اید هیچ کدام از کارهای مورد علاقه تان وجود ندارد، کارهایی را شروع کنید که بیشتر از بقیه برایتان جذابیت دارد.

شکایت نکنید

این امکان وجود دارد که در اثر فشار کاری زیاد به همکاران، دوستان، خانواده و هر کس دیگری که دور و برتان است شکایت کنید. اما این را هم بدانید شکایت از شرایط فقط برای مدتی شما را تسکین می دهد. اما در آخر گله کردن از وضعیت موجود فقط اوضاع را بدتر می کند. بنابراین صحبت و شکایت از رئیس و کار زیادی که به شما محول کرده بیهوده است. بهتر است روی مکالمه درست تمرین کرده و به مطرح کردن این موضوع با بیانی مناسب فکر کنید و یا روش های دیگری را برای کم کردن فشار کاری انتخاب کنید. به عنوان مثال کمک گرفتن از همکاری که اطلاعات بالاتری دارد و یا کمک گرفتن از همسر خود برای این که در مسئولیت های خانه کمی کمک حال شما باشد تا زمان بیشتری برای کار داشته باشید. از مکالمه ای مناسب و به وقت به جای شکایت نا به جا استفاده کنید.

مقداری به خودتان استراحت بدهید

مقداری خواب و استراحت انرژی شما را باز می گرداند. اما استراحت زیاد زمان کاری شما را گرفته و به صرفه نیست. در مواقعی که فشار کار بالاست کمبود خواب مسئله ای ضروری است، اما خواب نیاز بدن محسوب می شود و باید مقداری به استراحت پرداخت. در برنامه و لیست کاریتان حتما استراحت و خواب را اضافه کنید. هیچ گاه برای کار از استراحت خود نگذرید. خواب و کار اگر به اندازه نباشد زیاد و کم بودن در هر دو حالت برای شما مضر است.

مقاله مشابه

Simmilar Blog
(1 votes, average: 3٫00 out of 5)

نظرات کاربران

User Comments